Sprawozdanie z realizacji planu audytu w 2021 roku

LP

. Imię i nazwisko

Nazwa stanowiska

Numer telefonu

Adres poczty

elektronicznej

Wymiar czasu pracy(w etatach)

Kwalifikacje zawodowe

Udział w szkoleniach w roku

sprawozdawczym (w dniach)

1

Urszula Wawruszczak

Audytor

95 760 3004 wewn. 114

audytor@debno.pl

1

Studia + praktyka

Certyfikat CGAP nr 5161

Szkolenie QA

16

LP

Temat zadania audytowego

Zadanie

zapewniające (Z)

albo czynność

doradcza (D)

Audyt

wewnętrzny

zlecony

Typ obszaru działalności,

w którym

przeprowadzono zadanie audytowe

Liczba audytorów

wykonujących

zadanie audytowe

Czas przeprowadzenia

zadania audytowego

(osobodni)

Powołanie

rzeczoznawcy

1

Bezpieczeństwo informacji (legalność oprogramowania, bezpieczeństwo informatyczne i fizyczne Urzędu i ochrona danych osobowych)

Z/D

NIE

Wspomagająca

1

30

Zadanie  kontynuowane z poprzedniego roku, Odstąpiono od realizacji zadania zapewniającego na rzecz czynności doradczych w zakresie  opracowania nowej Polityki bezpieczeństwa.

NIE

2

Procedury przetargowe poniżej 30 000 euro

Z

NIE

Wspomagająca

1

15

Zadanie zakończone w ramach kontynuacji z poprzedniego okresu

NIE

3

Prowadzenie spraw kadrowych

Z

NIE

Wspomagająca

1

20

Zadanie prowadzone w 3 jednostkach –kontynuowane po przedłużeniu terminu realizacji w celu realizacji rekomendacji przed zakończeniem zadania. Zadanie na etapie sporządzania sprawozdań w dwóch jednostkach i kontynuowane w trzeciej jednostce

NIE

4

Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadzeniem  spraw  bhp  i  p-poż. Ocena  działań  pod  kątem  racjonalności  wydatkowania środków  publicznych  w szkołach  podstawowych w  latach 2018-2020.

Z

NIE

Wspomagająca

1

30

Zadanie realizowane jako doraźne poza planem audytu w 4 szkołach

– zakończone w jednej szkole, w pozostałych kontynuowane po dokonaniu przeglądów  na etapie sporządzania sprawozdań

NIE

5

Zarządzanie kryzysowe

Z

NIE

Podstawowa

8

Zadanie rozpoczęte w 2021 roku. Będzie kontynuowane na początku 2022 roku

NIE

6

Ewidencja mienia Gminy (nieruchomości) i sposób ich wykorzystania

Z

NIE

Podstawowa

1

7

Zadanie rozpoczęte w 2021 roku. Będzie kontynuowane na początku 2022 roku

NIE

7

Ocena zewnętrzna audytu wewnętrznego realizowana przez samoocenę z niezależną walidacją w formie przeglądu partnerskiego na podstawie porozumienia trzech jednostek samorządowych

Z

INNE

Wspomagająca

3

(Audytorzy zatrudnieni w jednostkach biorących udział w przeglądzie partnerskim)

40

Zadanie realizowane poza planem audytu w formie przeglądu partnerskiego na podstawie porozumienia między Miastem Stargard,  Gminą Chojna oraz Gminą Dębno.

Audytorzy zatrudnieni w jednostkach biorących udział w przeglądzie partnerskim na podstawie zawartego porozumienia

LP

Temat zadania audytowego

Zadanie

zapewniające(Z)

albo czynność

doradcza (D)

Efekty

przeprowadzenia

zadania

audytowego

Podstawowe zalecenia

lub opinie i wnioski

Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia

lub opinie i wnioski

1

Bezpieczeństwo informacji (legalność oprogramowania, bezpieczeństwo informatyczne i fizyczne Urzędu i ochrona danych osobowych)

Z

Zmiana na

D

Efektem realizacji zadania doradczego jest opracowana polityka bezpieczeństwa uwzględniająca zmiany przepisów wynikające z z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, zwanym w dalszej części Polityki „RODO”.

Brak

Przestrzeganie zapisów  nowej polityki pozwoli na znaczne ograniczenie wszystkich ryzyk w zakresie realizowanego zadania.

2

Procedury przetargowe poniżej 30 000 euro

Z

6 rekomendacji

REKOMENDACJE

1.Słaba znajomość przepisów w zakresie zamówień publicznych poszczególnych pracowników realizujących zamówienia sporadycznie oraz występujące niedociągnięcia skłaniają do wnioskowania, aby podobnie jak w przypadku innych zadań realizowanych przez większość lub znaczną liczbę pracowników Urzędu, organizować szkolenia wewnętrzne dla ogółu pracowników. 

2.Przesłanie zapytania do tylko 2 oferentów sprzyja podejrzeniom o stronniczość lub nieuczciwe podejście do zamówień publicznych zarówno zamawiającego jak i potencjalnego wykonawcy. Zdaniem audytora wskazanym byłoby wprowadzenie zmian w tym zakresie poprzez zwiększenie minimalnej liczby zapytań lub zobligowanie do zamieszczania każdego zapytania ofertowego na stronie internetowej, pomimo wysłania ich do co najmniej 2 oferentów.

3.Wszystkie zapytania ofertowe jako kryterium wyboru oferty wskazują wyłącznie cenę realizacji zamówienia publicznego. Zgodnie z wytycznymi wskazywanymi w zamówieniach publicznych, cena nie powinna być jedynym kryterium wyboru. Wprowadzenie dodatkowych kryteriów przy zamówieniach publicznych do 30 000 euro pozwoliłoby wybrać nie najtańszego wykonawcę ale  najkorzystniejszą ofertę.

4. Wzorcowy regulamin zamówień publicznych do 30 000 euro zamieszczony na stronie Urzędu Zamówień Publicznych również wskazuje, że wartość zamówienia ustala się przed wysłaniem zapytań ofertowych a nie jak w przypadku zamówień realizowanych w Urzędzie po otrzymaniu ofert.

5.Wskazane byłoby wprowadzenie zmian w zakresie czynności przed wszczęciem procedury udzielania zamówienia) i sposobu ustalenia wartości zamówienia.

6.Od 2019 roku dokonano zmiany w regulaminie podwyższając próg obligujący do pisemnego udokumentowania rozeznania rynku z 8 000 zł. do 20 000 zł. Zmiana ta jest znacząca i podwyższa ryzyko nadużyć, zwłaszcza przy konieczności skierowania zapytania ofertowego tylko do 2 oferentów.  

Ryzyko kadrowe

Ryzyko oszustwa

Ryzyko prawne

Ryzyko prawne

Ryzyko prawne

Ryzyko nadużyć

5

Ocena zewnętrzna audytu wewnętrznego realizowana przez samoocenę z niezależną walidacją w formie przeglądu partnerskiego na podstawie porozumienia trzech jednostek samorządowych

Z

Zadanie zrealizowane

Brak zaleceń i rekomendacji

Zadanie realizowane poza planem audytu w formie przeglądu partnerskiego na podstawie porozumienia między Miastem Stargard, Gminą Chojna oraz Gminą Dębno

Obowiązek realizacji oceny zewnętrznej wynika z ustawy o finansach publicznych.

Audytorzy nie wnieśli uwag do funkcjonowania audytu w Gminie Dębno, nie wydano zaleceń i rekomendacji

W tabeli umieszczono tylko zadania zakończone w 2021 roku

LP

Temat zadania audytowego, którego dotyczą

czynności sprawdzające

Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających

(w osobodniach)

Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających

czynności sprawdzające (w etatach)

1

Monitorowanie  w zakresie wydanych zaleceń do zadania Bezpieczeństwo informacji (legalność oprogramowania, bezpieczeństwo informatyczne i fizyczne Urzędu i ochrona danych osobowych)

2

1

2

Monitorowanie realizacji zaleceń w ramach kontynuacji realizacji kontroli wykorzystania środków z dotacji Gminy Dębno – Schronisko dla bezdomnych

4

1

LP

Temat zadania zapewniającego lub przedmiot

czynności doradczej

Zadanie zapewniające (Z)

albo czynność doradcza (D)

Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub

czynności doradczej

1

Gospodarka odpadami, w tym prowadzenie selektywnej zbiórki odpadów

Zadanie  zapewniające

Zadanie niezrealizowane ze względu na konieczność dokonania oceny zewnętrznej

2

Prowadzenie spraw kadrowych

Zadanie  zapewniające

Zadanie prowadzone w 3 jednostkach –kontynuowane po przedłużeniu terminu realizacji w celu realizacji rekomendacji przed zakończeniem zadania. Zadanie na etapie sporządzania sprawozdań w dwóch jednostkach i kontynuowane w trzeciej jednostce

3

Planowanie  i  realizacja  czynności  i  działań związanych  z  prowadzeniem  spraw  bhp  i  p-poż. Ocena  działań  pod  kątem  racjonalności  wydatkowania środków  publicznych  w szkołach  podstawowych w  latach 2018-2020

Zadanie  zapewniające

Zadanie realizowane jako kontynuowane z poprzedniego roku w 4 szkołach – zakończone w jednej jednostce, w pozostałych po dokonaniu przeglądów na etapie sporządzania sprawozdań Termin realizacji zadania 30-01-2022

4

Ewidencja mienia Gminy (nieruchomości) i sposób ich wykorzystania

Zadanie  zapewniające

8

Zadanie rozpoczęte w 2021 roku. Będzie kontynuowane na początku 2022 roku

5

Zarządzanie kryzysowe

Zadanie  zapewniające

Zadanie rozpoczęte w 2021 roku. Będzie kontynuowane na początku 2022 roku