Sprawozdanie z realizacji planu audytu w 2023 roku

LP

. Imię i nazwisko

Nazwa stanowiska

Numer telefonu

Adres poczty

elektronicznej

Wymiar czasu pracy(w etatach)

Kwalifikacje zawodowe

Udział w szkoleniach w roku

sprawozdawczym (w dniach)

1

Urszula Wawruszczak

Audytor

95 760 3004 wewn. 114

audytor@debno.pl

1

Studia + praktyka

Certyfikat CGAP nr 5161

Szkolenie QA

9

LP

Temat zadania audytowego

Zadanie

zapewniające (Z)

albo czynność

doradcza (D)

Audyt

wewnętrzny

zlecony

Typ obszaru działalności,

w którym

przeprowadzono zadanie audytowe

Liczba audytorów

wykonujących

zadanie audytowe

Czas przeprowadzenia

zadania audytowego

(osobodni)

Powołanie

rzeczoznawcy

1

Zarządzanie kryzysowe

Z

NIE

Podstawowy

1

35

Zadanie zakończone

NIE

2

Ewidencja mienia Gminy (nieruchomości) i sposób ich wykorzystania     

Z

NIE

Podstawowy

1

35

Zadanie zakończone

NIE

3

Mobbing – postępowanie ze zgłoszeniem pracownika

D

NIE

Wspomagający

1

5

NIE

4

Zarządzanie ryzykiem

D

NIE

Wspomagający

1

7

NIE

5

Obsługa interesantów

Z

NIE

Wspomagający

1

30

Zadanie na etapie sporządz.sprawozdania

NIE

6

Udzielanie informacji i dostęp do informacji publicznej w tym BIP

Z

NIE

Wspomagający

1

20

Zadanie po przeglądzie BIP i e-obieg

NIE

7

Zarządzanie ryzykiem

Z

NIE

Wspomagający

1

15

Zadanie rozpoczęte, po przeprow.czynnościach doradczych Realizacja do k.maja pozwoli na uwzgl. oceny realizacji zad. w 2024r.

NIE

8

Zarządzanie zasobem mieszkaniowym Gminy

Z

NIE

Podstawowy

1

10

Zadanie w fazie realizacji.

NIE

9

Utrzymanie budynków użyteczności publicznej

Z

NIE

Podstawowy

1

30

Po zakończonych czynnościach sprawdzających, na etapie sporządzania sprawozdania

NIE

LP

Temat zadania audytowego

Zadanie

zapewniające(Z)

albo czynność

doradcza (D)

Efekty

przeprowadzenia

zadania

audytowego

Podstawowe zalecenia

lub opinie i wnioski

Ryzyka, do których odnoszą się wydane zalecenia

lub opinie i wnioski

1

Zarządzanie kryzysowe

Z

Zalecenia

1. Dokonanie przeglądu regulacji wewnętrznych w zakresie zarządzania kryzysowego oraz ich aktualizację. Zaleca się wycofanie zarządzenia Burmistrza Dębna nr 121/30/2015 z dnia 8.10.2015 r. o utworzeniu Centrum Zarządzania Kryzysowego oraz Zarządzenia Burmistrza– szefa Obrony Cywilnej nr 3/2004 z dnia 10.05.2004r.

2. Aktualizacja i coroczny przegląd Gminnego Planu Zarządzania Kryzysowego i wprowadzenie go zgodnie z przyjętymi zasadami w Urzędzie czyli Zarządzeniem Burmistrza.

3. Dołożenie starań przy sporządzaniu analizy ryzyka do realizowanych zadań i przy sporządzaniu analizy ryzyka wykazywanie faktycznie występujących ryzyk i określenie sposobu reakcji na występujące ryzyka.

4. Skierowanie pracownika, któremu powierzono realizację zadań w zakresie zarządzania kryzysowego na szkolenie w zakresie powierzonych zadań.

5. Aktualizacja Regulaminu Organizacyjnego Urzędu z uwzględnieniem zmian w strukturze organizacyjnej, podległości służbowej Biura Zarządzania Kryzysowego oraz zmian funkcjonalnych, które zostały już wprowadzone,

6. Przegląd obowiązujących w Urzędzie wewnętrznych aktów prawnych. Coroczny przegląd jest obowiązkiem wynikającym ze standardów kontroli Zarządczej.

1.Ryzyko działalności

- regulacji wewnętrznych

2.Ryzyko działalności

- regulacji wewnętrznych

3.Ryzyko działalności

- kontroli zarządczej i funkcjonalnej

4.Ryzyko dotyczące zasobów ludzkich - pracowników

5.Ryzyko działalności

- regulacji wewnętrznych

- organizacji i podejmowania decyzji

6.Ryzyko działalności

- regulacji wewnętrznych

2

Ewidencja mienia Gminy (nieruchomości) i sposób ich wykorzystania

Z

Zalecenia

1.Przeprowadzenie analizy ryzyka ze wskazaniem faktycznych ryzyk zamiast obszarów ryzyka

2. Dokonanie przeglądu zakresów obowiązków pracowników i ich aktualizację.

3. Uzupełnienie ewidencji mienia zgodnie z obowiązującymi przepisami o budynki i lokale.

4. Coroczne uzgadnianie ewidencji zasobu nieruchomości gminy z zapisami ewidencji księgowej prowadzonej w Wydziale Finansowo Budżetowym.

5. Zamieszczenie informacji o Gminnym Systemie Mapowym na stronie BIP oraz opracowanie krótkiej instrukcji o możliwościach systemu i sposobie jego obsługi

6. Prowadzenie regularnych kontroli w zakresie wykorzystania mienia Gminy i ich dokumentowanie.

7. Uporządkowanie w systemie finansowo-księgowym ewidencji mienia przez wyksięgowanie zapisów nie stanowiących środków trwałych (remonty), przekazanie mienia trwałym zarządcom i inne drobne poprawki wskazane w sprawozdaniu

8. Opracowanie Instrukcji inwentaryzacyjnej z uwzględnieniem sposobu inwentaryzacji środków trwałych w tym nieruchomości, budynków, lokali i budowli.

1.Ryzyko działalności

- kontroli zarządczej i funkcjonalnej

2.Ryzyko działalności

- organizacji i podejmowania decyzji

3.Ryzyko działalności

- informacji

4.Ryzyko działalności

- informacji

5.Ryzyko działalności

- informacji

-wizerunku

6.Ryzyko działalności

- kontroli funkcjonalnej

7.Ryzyko działalności

- informacji

8.Ryzyko działalności

- regulacji wewnętrznych

3

Zamówienia publiczne na szkolenie kadry pedagogicznej w placówce oświatowej

D

Udział w Komisji w ramach czynności doradczych.

Ryzyko finansowe

- zamówień publicznych i zlecania zadań publicznych

4

Zarządzanie ryzykiem

D

Doradztwo dotyczące przeprowadzania identyfikacji i analizy ryzyka do realizowanych zadań.

Udostępnienie kierownikom wydziałów i pracownikom na stanowiskach samodzielnych podręcznika Ministerstwa Finansów „Zarządzanie ryzykiem w sektorze publicznym”

Ryzyko działalności

- kontroli zarządczej i funkcjonalnej

W tabeli umieszczono tylko zadania zakończone w 2023 roku

LP

Temat zadania audytowego, którego dotyczą

czynności sprawdzające

Czas przeprowadzenia czynności sprawdzających

(w osobodniach)

Liczba audytorów wewnętrznych przeprowadzających

czynności sprawdzające (w etatach)

1

Monitorowanie  w zakresie wydanych zaleceń do zadania

„Zarządzanie kryzysowe”

2

1

2

Monitorowanie  w zakresie wydanych zaleceń do zadania „Prowadzenie spraw kadrowych”

2

1

3

Monitorowanie  w zakresie wydanych zaleceń do zadania

„Prowadzenie spraw BHP i p-poż. w szkołach”

2

1

LP

Temat zadania zapewniającego lub przedmiot

czynności doradczej

Zadanie zapewniające (Z)

albo czynność doradcza (D)

Przyczyna niezrealizowania zadania zapewniającego lub

czynności doradczej

1

Zapewnienie ciągłości działania Gminy

Z

Zadanie nie rozpoczęte, przeniesione do planu na 2024 rok ze względu na brak opracowania nowego planu zarządzania kryzysowego zaleconego po audycie „Zarządzanie kryzysowe” co spowodowałoby wskazanie tych samych rekomendacji w kolejnym zadaniu

2

Prowadzenie spraw kadrowych - UM Dębno

Z

Planowana kontynuacja w 2023 roku nie została zrealizowana ze względu na absencję chorobową pracownika odpowiedzialnego. Będzie kontynuowane w 2024 roku