Biuletyn Informacji Publicznej

Urząd Miejski w Dębnie

eBoi
Jak załatwić sprawę?

eWrota
BIPy jednostek organizacyjnych.

ZARZĄDZENIE NR 106/49/2012 BURMISTRZA DĘBNA z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie kontroli zarządczej w Gminie Dębno.

Zarządzenie Nr 106/49/2012
Burmistrza Dębna

z dnia 14 grudnia 2012 r.

w sprawie kontroli zarządczej w Gminie Dębno.

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 z późn. zm.), art. 69 ust. 1, pkt 2 i 3 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240 z późn. zm.) zarządzam, co następuje :

§ 1. 1. Ustalam zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Dębno, zwane dalej Zasadami kontroli zarządczej, w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia.

2. Kontrola zarządcza w Gminie Dębno prowadzona jest w jednostkach organizacyjnych Gminy Dębno za którą odpowiedzialni są kierownicy tych jednostek, w tym kontrola zarządcza prowadzona przez Burmistrza Dębna w Urzędzie Miejskim w Dębnie.

§ 2. 1. Zobowiązuję kierowników wydziałów Urzędu Miejskiego w Dębnie oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Dębno do:

1. zapoznania podległych pracowników ze Standardami kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych zawartymi w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 roku (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) oraz z treścią niniejszego zarządzenia,

2. zapewnienia realizacji niniejszego zarządzenia.

2. Zobowiązuję kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Dębno do: a. zorganizowania i zapewnienia adekwatnego, skutecznego i efektywnego systemu kontroli zarządczej w tych jednostkach, uwzględniającego specyfikę i charakter jednostki, składania Burmistrzowi do końca lutego każdego roku, za pośrednictwem koordynatora kontroli zarządczej , o którym mowa w § 3, informacji o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej za poprzedni rok w zakresie kierowanej przez niego jednostki, według wzoru zawartego w załączniku nr 3 do Zasad kontroli zarządczej.

§ 3. 1. Koordynację kontroli zarządczej w Gminie Dębno prowadzi Sekretarz Gminy zwany koordynatorem kontroli zarządczej.

2. Koordynator kontroli zarządczej w imieniu Burmistrza Dębna sprawuje nadzór nad właściwym funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013r..

Burmistrz Dębna

Piotr Ryszard Downar

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 106/49/2012
Burmistrza Dębna
z dnia 14 grudnia 2012 r.

Zasady funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie Dębno

Rozdział 1.
Postanowienia ogólne

§ 1. Kontrolę zarządczą w Gminie Dębno, zwaną dalej Gminą, stanowi ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań Gminy w sposób zgodny
z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy.

§ 2. Kontrola zarządcza w Gminie obejmuje zarządzanie jednostką samorządu terytorialnego, zaś najistotniejszym jej elementem jest system wyznaczania celów i zadań oraz monitorowania stopnia ich realizacji.

§ 3. Ilekroć w treści Zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie jest mowa o:

1) Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Dębnie,

2) Burmistrzu - należy przez to rozumieć Burmistrza Dębna,

3) jednostkach organizacyjnych Gminy - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Dębno utworzone do realizacji zadań Gminy,

4) ustawie o pracownikach samorządowych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia
21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223 poz. 1458 ze zm.),

5) ryzyku - należy przez to rozumieć możliwość zaistnienia zdarzenia, które będzie miało wpływ na realizacje założonych celów,

6) Standardach kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych - należy przez to rozumieć Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarte
w Komunikacie Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF
Nr 15, poz. 84),

7) koordynatorze kontroli zarządczej - należy przez to rozumieć Sekretarza Gminy.

§ 4. W ramach kontroli zarządczej w Gminie wyróżnia się w szczególności:

1) samokontrolę,

2) kontrolę wewnętrzną, prowadzoną przez:

a) osoby zarządzające i pracowników Urzędu, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji (kontrola wstępna, bieżąca i następcza),

b) zespoły powoływane doraźnie w zakresie ustalonym przez Burmistrza,

c) osoby znajdujące się na stanowiskach kierowniczych w Urzędzie, a także osoby wyznaczone do prowadzenia określonych zadań (pełnomocnicy, koordynatorzy), w zakresie zadań i kompetencji określonych regulaminem, statutem lub uchwałą Rady Miejskiej w Dębnie lub innym aktem prawnym (kontrola funkcjonalna),

3) nadzór sprawowany przez:

a) Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza oraz osoby pełniące funkcje kierownicze, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań,

b) Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością w zakresie Systemu Zarządzania Jakością,

4) kontrolę finansową prowadzoną przez inspektora ds. kontroli, Skarbnika Gminy, osoby przez niego upoważnione oraz służby finansowe Urzędu,

5) kontrolę zewnętrzną sprawowaną przez:

a) organy kontroli zewnętrznej,

b) inspektora ds. kontroli lub zespoły powoływane doraźnie przez Burmistrza w odniesieniu do jednostek organizacyjnych Gminy,

6) audyt wewnętrzny w zakresie oceny funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie.

Rozdział 2.
Cel i zakres kontroli zarządczej

§ 5. 1. Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:

1) zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi,

2) skuteczności i efektywności działania,

3) wiarygodności sprawozdań,

4) ochrony zasobów,

5) przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania,

6) efektywności i skuteczności przepływu informacji,

7) zarządzania ryzykiem.

2. Szczegółową charakterystykę celów kontroli zarządczej w Gminie przedstawia załącznik nr 1 do Zasad kontroli zarządczej.

§ 6. Elementami systemu kontroli zarządczejw Urzędzie są w szczególności:

1) ustawy, rozporządzenia, uchwały Rady Miejskiej, zarządzenia Burmistrza,

2) procedury, instrukcje, zakresy czynności i obowiązki pracowników, polecenia służbowe,

3) zarządzanie ryzykiem przez kierowników wydziałów Urzędu oraz stanowisk jednoosobowych (identyfikacja ryzyka, analiza ryzyka, podejmowanie działań zapobiegających występowaniu ryzyka),

4) ustalenie misji Gminy, celów i zadań strategicznych w ramach poszczególnych zadań budżetowych oraz zadań wspomagających osiągnięcie celów strategicznych, a także mierników określających stopień ich realizacji.

§ 7. System kontroli zarządczej w Urzędzie obejmuje:

1) kontrolę wstępną - o charakterze zapobiegawczym, stosowaną przed podjęciem decyzji,

2) kontrolę bieżącą - w trakcie trwania działań objętych badaniem i na każdym etapie procesu, w celu wyeliminowania nieprawidłowości przed jego zakończeniem,

3) kontrolę następczą - o charakterze inspekcyjnym, przeprowadzaną po zakończeniu określonych działań, skierowaną na wykrycie nieprawidłowości, wskazanie osób odpowiedzialnych i skorygowanie odstępstw w formie zaleceń pokontrolnych.

§ 8. 1. Ogólne wskazówki dotyczące zasad funkcjonowania kontroli zarządczej w Gminie stanowią Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych.

2. Standardy dzielą się na pięć grup odpowiadających poszczególnym elementom kontroli zarządczej:

1) środowisko wewnętrzne,

2) cele i zarządzanie ryzykiem,

3) mechanizmy kontroli,

4) informacja i komunikacja,

5) monitorowanie i ocena.

Rozdział 3.
Środowisko wewnętrzne

§ 9. Standardy z grupy środowisko wewnętrzne - wpływające na jakość kontroli zarządczej, obejmują:

1) Strukturę organizacyjną - w Urzędzie, reguluje zarządzenie Burmistrza Dębna w sprawie Regulaminu Organizacyjnego, który określa w szczególności organizację i zasady funkcjonowania Urzędu oraz zakres działania poszczególnych wydziałów;

2) Kompetencje zawodowe - osoby zarządzające i pracownicy Urzędu są zobowiązani do stałego pogłębiania wiedzy i umiejętności niezbędnych do skutecznego
i efektywnego wykonywania zadań na danym stanowisku, m.in. poprzez samokształcenie, szkolenia i dokształcanie w ramach studiów podyplomowych . W celu realizacji przepisów ustawy o pracownikach samorządowych dotyczących zatrudniania pracowników oraz w celu zapewnienia wyboru najlepszego kandydata na dane stanowisko pracy w Urzędzie, wprowadzono zarządzeniem 102/47/2012- procedurę zatrudniania na wolne stanowiska określoną zarządzeniem Burmistrza w sprawie ustalenia procedury naboru na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze oraz wolne stanowiska urzędnic ze w Urzędzie. Pracownicy podejmujący po raz pierwszy pracę na stanowisku urzędniczym w Urzędzie Miejskim w Dębnie, w tym na stanowiskach kierowniczych przechodzą przygotowanie teoretyczne i praktyczne w ramach służby przygotowawczej. Sposób przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego zostały szczegółowo określone w Regulaminie służby przygotowawczej w Urzędzie.

3) Przestrzeganie wartości etycznych - osoby zarządzające oraz pracownicy Urzędu Gminy zobowiązani są przy wykonywaniu powierzonych im zadań do przestrzegania wartości etycznych określonych w Kodeksie etyki pracowników Urzędu. Osoby zarządzające Urzędem wspierają i promują przestrzeganie wartości etycznych.

4) Delegowanie uprawnień - zakresy obowiązków, uprawnień i kompetencji osób zarządzających i pracowników Urzędu zostały określone pisemnie i podlegają zmianom stosownie do stanu faktycznego. Zadania Burmistrza zostały określone
w przepisach prawa powszechnie obowiązujących oraz Statucie Gminy Dębno.
W Urzędzie uregulowano podział zadań i kompetencji pomiędzy Zastępcą Burmistrza, Skarbnikiem i Sekretarzem Gminy oraz prowadzenie określonych spraw Gminy w imieniu Burmistrza. Zakres zadań i obowiązków kierowników wydziałów Urzędu określono w Regulaminie Organizacyjnym. Obowiązki i uprawnienia pracowników Urzędu określone są w indywidualnych zakresach czynności (przyjętych podpisem pracownika). Zakres delegowanych uprawnień dla kierownictwa i pracowników Urzędu Miejskiego oraz jednostek organizacyjnych Gminy, wynika z pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza. Pełnomocnictwa i upoważnienia podlegają bieżącej aktualizacji.

Rozdział 4.
Cele i zarządzanie ryzykiem

§ 10. 1. Burmistrz określa i aktualizuje wizję Gminy Dębno, opartą
głównie na kierunkach rozwoju gminy, analizie mocnych i słabych stron oraz szans
i zagrożeń.

2. Burmistrz określa i aktualizuje misję Gminy Dębno, uwzględniając kierunki rozwoju gminy wpływające na pożądaną wizję.

3. Burmistrz określa i aktualizuje cele strategiczne, służące do realizacji misji oraz cele operacyjne, wspomagające osiągnięcie celów strategicznych.

4. Zadania niestanowiące priorytetów rozwoju gminy są planowane i realizowane przez osoby zarządzające i pracowników gminy w stopniu odpowiadającym ustawowemu obowiązkowi realizowania zadań samorządu terytorialnego z wykorzystaniem narzędzi
i zasad bieżącego zarządzania operacyjnego.

§ 11. Wizje, misje, cele strategiczne i operacyjne oraz zasady ich aktualizacji
i związane z nimi ryzyka zawarte są odpowiednio w Strategii Gminy Dębno oraz Wieloletnim Planie Finansowym.

§ 12. 1. Cele poszczególnych zadań budżetowych w projekcie budżetu Gminy
(w części objaśniająco - opisowej budżetu) określane są przed rozpoczęciem roku budżetowego, a w szczególnie uzasadnionych przypadkach - nie później niż do
31 stycznia roku budżetowego.

2. Projekt budżetu Gminy przygotowuje Burmistrz w terminie do 15 listopada roku poprzedzającego rok budżetowy.

3. Cele w ramach poszczególnych zadań budżetowych ujęte są w budżecie Gminy Dębno wraz ze wskazaniem mierników określających stopień realizacji celów, ich planowanych wartości oraz jednostek organizacyjnych gminy odpowiedzialnych bezpośrednio za ich wykonanie.

§ 13. 1. Kierownicy wydziałów Urzędu oraz kierownicy jednostek organizacyjnych gminy są odpowiedzialni za:

1) realizację zadań danej jednostki organizacyjnej w sposób spójny z misją oraz celami strategicznymi i operacyjnymi Gminy, a także realizację celów poszczególnych zadań budżetowych ujętych w budżecie Gminy Dębno ,

2) prawidłową realizację zadań nie stanowiących priorytetów rozwoju Gminy w stopniu odpowiadającym ustawowemu obowiązkowi realizowania zadań samorządu terytorialnego,

3) uwzględnienie w systemie monitorowania realizacji celów strategicznych, operacyjnych i pozostałych zadań Gminy nie stanowiących priorytetów rozwoju Gminy (ujętych w budżecie )a wynikających z ustawowego obowiązku realizacji zadań samorządu terytorialnego - zasad monitorowania ww. celów i zadań przez nadzorowane jednostki organizacyjne Gminy.

4) zapoznanie podległych pracowników z misją oraz celami strategicznymi i operacyjnymi Gminy oraz celami poszczególnych zadań budżetowych, ujętymi w budżecie Gminy Dębno, dotyczącymi działania danego wydziału Urzędu lub jednostki organizacyjnej Gminy,

5) zapoznanie podległych pracowników z rodzajem zadań wykonywanych w ramach działania gminy (realizacja celów strategicznych, operacyjnych, wynikających z ustawowych zadań jednostek samorządu terytorialnego, celów i zadań ujętych w budżecie Gminy Dębno), dotyczących działania wydziału Urzędu lub jednostki organizacyjnej gminy.

2. Pracownicy Urzędu oraz pracownicy jednostek organizacyjnych Gminy obowiązani są do zapoznania się:

1) z misją Gminy,

2) z celami i zadaniami, realizowanymi w ramach działania Gminy (cele strategiczne, operacyjne, wynikające z ustawowych zadań jednostek samorządu terytorialnego i ujęte
w budżecie Gminy Dębno).

§ 14. Do dnia 31 marca każdego roku Burmistrz Dębna przygotowuje sprawozdanie
z wykonania budżetu za poprzedni rok budżetowy, w tym sprawozdanie z realizacji celów
(część objaśniająco - opisowa budżetu) z uwzględnieniem wskaźników.

§ 15. 1. Metodami reakcji na wystąpienie ryzyka są:

1) akceptowanie (tolerowanie),

2) przeniesienie ryzyka - przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu,

3) przeciwdziałanie ryzyku - zastosowanie mechanizmów kontroli wewnętrznej.

2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować:

1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń,

2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka,

3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań.

§ 16. 1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku
w odniesieniu do zadań Gminy nie stanowiących priorytetów rozwoju Gminy (ujętych
w budżecie ) dokonują kierownicy wydziałów i stanowiska samodzielne Urzędu, stosownie do kompetencji określonych Regulaminem Organizacyjnym.

2. Zidentyfikowane i ocenione ryzyka oraz określone metody przeciwdziałania ryzyku,
o których mowa w ust. 1, w odniesieniu do najważniejszych zadań, kierownicy wydziałów i stanowiska samodzielne Urzędu przekazują koordynatorowi kontroli zarządczej, wg wzoru stanowiącego załącznik nr 3 do Zarządzenia Burmistrza Dębna nr 105/49/2012 w sprawie procedur zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Dębnie.

§ 17. Koordynator kontroli zarządczej przedstawia Burmistrzowi Dębna raport z koordynowania zarządzania ryzykiem (zidentyfikowane i ocenione ryzyka oraz określone metody przeciwdziałania ryzyku, o których mowa w § 20).

§ 18. Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowalnego poziomu są na bieżąco monitorowane przez:

1) kierowników wydziałów i samodzielne stanowiska Urzędu Miejskiego w Dębnie, którzy oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczenia.

2) kierownictwo Urzędu w ramach bieżącego zarządzania Urzędem Miejskim w Dębnie.

Rozdział 5.
Mechanizmy kontroli

§ 19. 1. W Urzędzie Miejskim w Dębnie obowiązuje zasada dokumentowania systemu kontroli zarządczej .

2. Zarządzenia, pełnomocnictwa i upoważnienia Burmistrza, a także procedury, wytyczne i regulaminy wewnętrzne oraz zakresy obowiązków, odpowiedzialności
i uprawnień pracowników Urzędu określa się w formie pisemnej. Zbiór i rejestry zarządzeń oraz pełnomocnictw i upoważnień Burmistrza prowadzi Wydział Administracyjno-Prawny Urzędu.

3. Kierownicy wydziałów i samodzielne stanowiska Urzędu określają sposób dokumentowania systemu kontroli zarządczej w odniesieniu do merytorycznej działalności wydziału, uwzględniając specyfikę wydziału.

§ 20. 1. W Gminie prowadzony jest nadzór nad wykonaniem zadań w celu ich oszczędnej, efektywnej i skutecznej realizacji.

2. Nadzór, rozumiany jako istotny mechanizm kontroli zarządczej, który zakłada istnienie właściwego przywództwa kierownictwa i kontroli hierarchicznej na wszystkich etapach działalności, prowadzony jest w Urzędzie Miejskim przez:

1) Burmistrza, Zastępcę Burmistrza, Skarbnika i Sekretarza zgodnie z podziałem kompetencji i zadań,

2) kierowników wydziałów Urzędu oraz inne osoby sprawujące funkcje kierownicze w stosunku do pracowników,

3) wydziały i samodzielne stanowiska Urzędu wykonujące zadania z zakresu nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy,

3. Nadzór prowadzony jest w formie i zakresie określonym przez wyznaczone osoby , zgodnie z podziałem zadań i kompetencji oraz uwzględnieniem specyfiki danej jednostki organizacyjnej Gminy i obejmuje w szczególności:

1) środki oddziaływania merytorycznego,

2) środki nadzoru personalnego.

4. Nadzór realizowany jest w szczególności poprzez:

1) monitorowanie działań podejmowanych przez podległych pracowników oraz jednostki organizacyjne Gminy, w tym realizacji celów i zadań, o których mowa w § 10 ust. 3 i 4.

2) weryfikację dokumentów przedkładanych przez podległych pracowników i jednostki organizacyjne Gminy ,

3) udzielanie pracownikom i jednostkom organizacyjnym Gminy instruktażu i wyjaśnień,

4) przeprowadzanie kontroli instytucjonalnych w wydziałach Urzędu, jednostkach organizacyjnych Gminy,

5) przeprowadzanie kontroli wstępnej lub bieżącej, dokumentów lub stopnia realizacji zadań przez podległych pracowników, jednostki organizacyjne Gminy,

6) organizowanie roboczych spotkań, dyskusji i posiedzeń w celu rozwiązywania bieżących problemów,

7) wydawanie, w razie stwierdzenia nieprawidłowości w działaniu podległych pracowników Urzędu, jednostek organizacyjnych Gminy, wiążących poleceń mających na celu ich usunięcie.

§ 21. 1. W ramach standardu Ciągłość działalności w Urzędzie Miejskim w Dębnie wdrożono mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości pracy całego Urzędu, ze szczególnym uwzględnieniem wszystkich systemów informatycznych, m.in.:

1) w celu ochrony prawidłowej pracy urządzeń komputerowych systemu informatycznego Urzędu (np. serwery, komputery, drukarki, urządzenia aktywne sieci), na wypadek awarii zasilania elektrycznego, zabezpieczono zasilanie z dedykowanej sieci elektrycznej, zabezpieczonej przez urządzenia podtrzymujące napięcie (UPS),

2) cześć serwerów i urządzeń aktywnych sieci o krytycznym znaczeniu pracuje w systemie klastrowym, jest zdublowana i w razie wystąpienia awarii jednego serwera lub urządzenia, automatycznie przełącza się na drugie,

2. Plany awaryjne i inne zabezpieczenia dla kluczowych działalności Urzędu, opracowane zostały na podstawie analizy ryzyka i są testowane przynajmniej raz do roku
i aktualizowane w razie potrzeby.

§ 22. 1. W Urzędzie wdrożono mechanizmy i procedury gwarantujące ochronę zasobów majątkowych, finansowych i informatycznych, przetwarzanych i przechowywanych danych oraz informacji i dokumentów objętych klauzulami niejawności oraz wynikających
z ustawy o ochronie danych osobowych.

2. Szczegółowe zasady i tryb ochrony ww. zasobów regulują: Polityka Bezpieczeństwa Informacji Urzędu.

3. Podstawowe mechanizmy ochrony zasobów Urzędu obejmują:

1) nadzorowanie dostępu do budynku Urzędu i jego pomieszczeń , ze szczególnym uwzględnieniem pomieszczeń serwerowni, pomieszczenia do przechowywania materiałów niejawnych oraz archiwum zakładowego,

2) określenie prawa pobierania klucza do określonych pomieszczeń oraz ustalenie osób, które mają prawo przebywania w budynku Urzędu po godzinach pracy,

3) ograniczenie do upoważnionych osób, dostępu do określonych zasobów, w tym kontrolowanie dostępu do urządzeń IT i serwerowni Urzędu oraz pomieszczenia do przechowywania materiałów niejawnych, (fizyczny dostęp do pomieszczeń, w których eksploatowane są systemy informatyczne chronią odpowiednio do wagi zagrożeń: zamykane drzwi, alarmy),

4) przechowywanie bieżących kartotek papierowych w szafach zamykanych na klucz,
w pomieszczeniach, w których odbywa się praca,

5) przechowywanie archiwalnych dokumentów papierowych w regałach w pomieszczeniu archiwów, które są zamykane,

6) przechowywanie kartotek papierowych dotyczących ewidencji ludności w zamykanych szafach.

§ 23. 1. W ramach standardu Mechanizmy kontroli dotyczące systemów informatycznych
w Urzędzie, wprowadzona została Zarządzeniem Burmistrza, Instrukcja Zarządzania Systemem Informatycznym, regulująca m.in. zasady ochrony danych zawartych w systemie informatycznym Urzędu, sposób zabezpieczenia i zarządzania systemem informatycznym służącym do przetwarzania danych, zabezpieczenia organizacyjne i techniczne oraz zasady monitorowania zabezpieczeń.

2. Mechanizmy kontroli systemów informatycznych w Urzędzie Miejskim w Dębnie, obejmują
w szczególności:

1) definiowanie użytkowników, grup użytkowników oraz haseł (zasady obowiązujące przy definiowaniu użytkowników i przydziału haseł określa procedura administrowania identyfikatorami i hasłami dostępu),

2) archiwizowanie danych na urządzeniach archiwizujących w serwerowni i przechowywane ich wg zasad określonych w procedurze tworzenia i przechowywania kopii bezpieczeństwa,

3) zapisywanie wszystkich zbiorów informatycznych na dyskach komputerów głównych - serwerów,

4) wprowadzenie w głównych serwerach systemu zapisu na macierzy dyskowej zwiększającej poprawność zapisu i bezpieczeństwo danych,

5) bieżącą ochronę przed wirusami serwerów i stacji roboczych za pomocą zainstalowanych programów kontrolujących zawartość zbiorów uruchamianych razem z komputerem,

6) bieżącą ochronę sieci przed atakiem z zewnątrz za pomocą zainstalowanych programów
i urządzeń typu Firewall (UTM).

§ 24. Szczegółowe mechanizmy kontroli dotyczące operacji finansowych i gospodarczych w Urzędzie określone są w Zarządzeniu Burmistrza w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości i obejmują głównie:

1) rzetelne i pełne dokumentowanie i rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,

2) zatwierdzanie (autoryzację) operacji finansowych przez Burmistrza lub osoby przez niego upoważnione,

3) podział kluczowych obowiązków,

4) weryfikację operacji finansowych i gospodarczych przed i po realizacji.

Rozdział 6.
Informacja i komunikacja

§ 25. 1. Grupa standardów Informacja i komunikacja obejmuje:

1) informację bieżącą,

2) komunikację wewnętrzną,

3) komunikację zewnętrzną.

2. Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz Gminy oraz kierownicy wydziałów Urzędu są zobowiązani do zapewnienia pracownikom Urzędu stałego dostępu do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych. Informacje te powinny być rzetelne i efektywne oraz przekazywane w odpowiednim czasie i formie. System komunikacji powinien zapewnić przepływ informacji pomiędzy przełożonym a pracownikiem i odwrotnie.

3. Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz zobowiązani są do bieżącego przekazywania kierownikom wydziałów Urzędu informacji niezbędnych do realizacji zadań Gminy oraz informacji organizacyjnych i technicznych, zgodnie z podziałem kompetencji i zadań.

4. Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz Gminy określają sposób i formę komunikacji, w zależności od rangi informacji, mając na względzie jej efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców (narady kierownictwa Urzędu, spotkania, pisma, przesyłanie komunikatów za pomocą sieci informatycznej i inne).

5. Kierownicy wydziałów Urzędu odpowiedzialni są za umożliwienie bieżącego i skutecznego dostępu podległym pracownikom do informacji niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji określonych w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.

6. Kierownicy wydziałów Urzędu określają sposób i formę komunikacji z pracownikami, biorąc pod uwagę specyfikę i strukturę wydziału oraz efektywność, tj. właściwe zrozumienie informacji przez odbiorców (zakresy czynności, polecenia służbowe, spotkania robocze, warsztaty, rozmowy, korespondencja wewnętrzna, przesyłanie komunikatów za pomocą sieci informatycznej i inne).

7. Pozyskiwanie i wymiana informacji z podmiotami zewnętrznymi odbywa się poprzez:

1) udział Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Skarbnika i Sekretarza Gminy oraz kierowników wydziałów Urzędu lub wyznaczonych przez nich pracowników w sesjach i komisjach Rady Miejskiej w Dębnie,

2) przyjmowanie interesantów, rozpatrywanie petycji, skarg i wniosków mieszkańców, przygotowywanie odpowiedzi na zapytania i interpelacje radnych oraz wystąpienia Komisji Rady Miejskiej,

3) spotkania Burmistrza, Zastępcy Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika Gminy oraz kierowników wydziałów Urzędu z kierownikami jednostek organizacyjnych Gminy,

4) korespondencję prowadzoną z podmiotami zewnętrznymi.

8. W Urzędzie funkcjonują następujące mechanizmy przekazywania ważnych informacji w obrębie struktury organizacyjnej oraz z podmiotami zewnętrznymi:

1) korespondencja wewnętrzna i zewnętrzna,

2) poczta elektroniczna, e-obieg,

3) narady i spotkania z kierownictwem Urzędu oraz w ramach zespołów tematycznych.

9. Korespondencja wewnętrzna oraz zewnętrzna odbywa się zgodnie z trybem i zasadami podpisywania pism i obiegu dokumentów określonymi w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu.

Rozdział 7.
Monitorowanie i ocena

§ 26. System kontroli zarządczej Gminy podlega bieżącemu monitorowaniu i ocenie.

§ 27. Monitorowanie systemu kontroli zarządczej ma na celu bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów. Burmistrz, Zastępca Burmistrza, Skarbnik i Sekretarz , kierownicy wydziałów Urzędu zobowiązani są do bieżącego monitorowania skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, zgodnie z zakresem zadań i kompetencji określonym w Regulaminie Organizacyjnym Urzędu, a w razie ujawnienia słabości lub problemów do zastosowania środków mających na celu rozwiązanie problemu i usprawnienie systemu kontroli zarządczej.

§ 28. 1. Ocena systemu kontroli zarządczej dokonywana jest przede wszystkim poprzez:

1) samoocenę,

2) nadzór,

3) audyt wewnętrzny,

4) kontrole wewnętrzne i zewnętrzne,

5) przeglądy i audity w ramach Systemu Zarządzania Jakością.

2. Samoocena - kierownicy wydziałów Urzędu Miejskiego zobowiązani są do przeprowadzenia co najmniej raz w roku samooceny funkcjonowania systemu kontroli zarządczej w swoich wydziałach.

1) Wynik samooceny, sporządzonej wg wzoru Kwestionariusza samooceny, stanowiącego załącznik nr 2 do Zasad kontroli zarządczej, powinien być przekazany przez kierowników wydziałów Urzędu koordynatorowi kontroli zarządczej do końca lutego każdego roku za rok poprzedni,

2) Koordynator kontroli zarządczej, w terminie do końca marca każdego roku, przekazuje Burmistrzowi sprawozdanie z samooceny kontroli zarządczej.

3. Kontrole wewnętrzne i zewnętrzne przeprowadzą:

1) Inspektor ds. kontroli, wg zasad i trybu przeprowadzania kontroli określonych odrębnym zarządzeniem Burmistrza (kontrole wewnętrzne i zewnętrzne),

2) zespoły powoływane doraźnie w zakresie ustalonym przez Burmistrza,

3) wydziały Urzędu w nadzorowanych jednostkach organizacyjnych Gminy
i podmiotach nadzorowanych, zgodnie z podziałem zadań i kompetencji,

4) organy kontroli zewnętrznej, przeprowadzane wg odrębnych przepisów.

4. Przeglądy i audity wewnętrzne i zewnętrzne dotyczące Systemu Zarządzania Jakością w Urzędzie.

5. Audyt wewnętrzny - dokonujący niezależnej i obiektywnej oceny kontroli zarządczej w Gminie. Audyt wewnętrzny w Urzędzie jest przeprowadzany przez audytora wewnętrznego.

6. Systematyczna ocena kontroli zarządczej dokonywana jest przez audyt wewnętrzny poprzez:

1) uwzględnienie przez audytora wewnętrznego przy analizie ryzyka przeprowadzanej w celu przygotowania rocznego planu audytu wewnętrznego, priorytetów audytu wskazanych przez Burmistrza oraz zakresu jego odpowiedzialności za funkcjonowanie kontroli zarządczej w Gminie,

2) wskazanie przez audytora wewnętrznego, w sprawozdaniu słabości kontroli zarządczej wraz z analizą ich przyczyn w obszarze ryzyka,

3) ujęcie w sprawozdaniu z przeprowadzonego audytu, opinii audytora wewnętrznego w sprawie adekwatności, skuteczności i efektywności kontroli zarządczej .

7. Szczegółowe procedury i zasady prowadzenia audytu wewnętrznego reguluje Karta audytu wewnętrznego w Gminie, wprowadzone Zarządzeniem Burmistrza.

§ 29. űródłem uzyskania zapewnienia o stanie kontroli zarządczej , w tym kontroli zarządczej w jednostkach organizacyjnych Gminy przez Burmistrza są informacje
o kontroli zarządczej w Gminie, w szczególności:

1) sprawozdanie z koordynowania działań zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Dębnie,

2) zbiorcza informacja o sposobie zorganizowania i funkcjonowania kontroli zarządczej
w jednostkach organizacyjnych Gminy,

3) sprawozdanie z samooceny kontroli zarządczej w Urzędzie,

4) sprawozdanie z wykonania budżetu Gminy Dębno, w tym z realizacji celów (część objaśniająco - opisowa budżetu) oraz działań służących osiągnięciu tych celów,

5) sprawozdanie z wykonania planu audytu oraz informacji przekazywanych na bieżąco,

6) sprawozdanie roczne z wykonania planu kontroli przeprowadzonych przez inspektora ds. kontroli,

7) sprawozdania z auditów i przeglądów (zewnętrznych i wewnętrznych) Systemu Zarządzania Jakością.

Załącznik Nr 1.1 do Zarządzenia Nr 106/49/2012
Burmistrza Dębna
z dnia 14 grudnia 2012 r.

Cele kontroli zarządczej.

Lp.	Cel kontroli zarządczej (zapewnienie)	Podstawa prawna	Czynności dla osiągnięcia celu
1.	Zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi	art. 68 ust. 2 pkt 1 ustawy o finansach publicznych	Analiza szczególnych funkcji, celów i podstaw funkcjonowania, jakimi charakteryzuje się Urząd Miejski w Dębnie, na podstawie weryfikacji aktów prawnych ogólnie obowiązujących, aktów prawa międzynarodowego i stworzonych na ich podstawie aktów prawa miejscowego. Jako uzupełnienie - ocena wewnętrznych dokumentów normatywnych (zarządzenia, instrukcje, wytyczne, procedury, polecenia służbowe) opracowanych w Urzędzie.
2.	Skuteczność i efektywność działania	art. 68 ust. 2 pkt 2 ustawy o finansach publicznych	Ocena poziomu realizacji wykonywanych zadań (celów) w stosunku do minimalizacji kosztów ich osiągnięcia. Zastosowanie mierników i kwalifikacji poszczególnych celów w powiązaniu z działalnością podstawową i uzupełniającą. Wdrażanie działań oszczędnościowych. Opracowanie systemu reagowania na stwierdzone nieprawidłowości.
3.	Wiarygodność sprawozdań	art. 68 ust. 2 pkt 3 ustawy o finansach publicznych	Weryfikacja zapisów w księgach rachunkowych i porównanie ich z danymi prezentowanymi w sprawozdaniach finansowych i budżetowych. Ocena merytoryczna dokumentów źródłowych, jako podstawy do sporządzenia wszelkiego rodzaju sprawozdań wynikających ze specyfiki danej jednostki.
4.	Ochrona zasobów	art. 68 ust. 2 pkt 4 ustawy o finansach publicznych	Klasyfikacja zasobów i ustalenie hierarchii ich ważności. Ocena systemu i elementów składowych zarządzania jakością. Analiza procedur i skuteczności bezpieczeństwa wytwarzanych i prezentowanych informacji w jednostkach sektora finansów publicznych. Weryfikacja przestrzegania w bieżącej działalności reguł oraz przepisów o poufności, przystępności i wyłączności danych w zależności od ich ważności i przeznaczenia.
5.	Przestrzeganie i promowanie za- sad etycznego postępowania	art. 68 ust. 2 pkt 5 ustawy o finansach publicznych	Ustalenie i wdrożenie w życie kodeksu etyki. Propagowanie poprzez szkolenia i materiały promocyjne celów z obszaru etyki i działań mających na nią wpływ.
6.	Efektywność i skuteczność przepływu informacji	art. 68 ust. 2 pkt 6 ustawy o finansach publicznych	Ocena aktualnie funkcjonującego systemu wytwarzania informacji i jej wykorzystywania w jednostkach sektora finansów publicznych dla osiągnięcia ustalonych celów. Wprowadzenie działań naprawczych w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości. Weryfikacja przeplywu informacji pomiędzy poszczególnymi komórkami jednostki i jej efekływności w systemie zarządzania jednostką.
7.	Zarządzanie ryzykiem	art. 68 ust. 2 pkt 7 ustawy o finansach publicznych	Zdefiniowanie wszystkich obszarów ryzyka w Urzędzie Miejskim. Sprawdzenie, czy jest ono zgodne z oczekiwaniami kierownictwa i czy ma decydujący wpływ na oczekiwane efekty. Opracowanie systemu oceny skuteczności zarządzania ryzykiem.

Załącznik Nr 1.2 do Zarządzenia Nr 106/49/2012
Burmistrza Dębna
z dnia 14 grudnia 2012 r.

Kwestionariusz samooceny

Lp.	ZAGADNIENIE	TAK	NIE	UWAGI
1.	2.	3.	4.	5.
1.	Czy pracownicy Pani/Pana wydziału znają Kodeks etyki pracowników Urzędu w Dębnie (mają świadomość wartości etycznych obowiązujących przy wykonywaniu powierzonych zadań)?
2.	Czy Pan/Pani wie jak należy się zachować, w przypadku, gdy będzie Pan/Pani świadkiem poważnych naruszeń zasad etycznych obowiązujących w Urzędzie Miejskim w Dębnie?
3.	Czy w Pani/Pana wydziale zostały ustalone wymagania w zakresie wiedzy, umiejętności i doświadczenia konieczne do wykonywania zadań na poszczególnych stanowiskach pracy (np. zakresy obowiązków, opisy stanowisk)?
4.	Czy zakres zadań, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Pani/Pana wydziału został określony w formie pisemnej?
5.	Czy przy zmianie zadań wykonywanych na poszczególnych stanowiskach pracy w wydziale dokonywane są aktualizacje zakresów czynności?
6.	Czy pracownicy posiadają wiedzę i umiejętności konieczne do skutecznego realizowania przez nich zadań?
7.	Czy struktura wydziału jest dostosowana do aktualnych jej celów i zadań?
8.	Czy w Pani/ Pana wydziale tworzy się plany szkoleń pracowników?
9.	Czy pracownicy Pani/Pana wydziału mają zapewniony rozwój kompetencji zawodowych (szkolenia, konferencje, studia itp.)?
10.	Czy pracownicy Pani/Pana wydziału znają misję, cele strategiczne i operacyjne Urzędu Miejskiego w Dębnie?
11.	Czy dla Pani/Pana wydziału zostały wyznaczone w bieżącym roku cele i zadania oraz czy wskazano osoby odpowiedzialne za ich wykonanie?
12	Czy cele i zadania na bieżący rok mają określone mierniki, wskaźniki bądź inne kryteria, za pomocą których można sprawdzić czy cele i zadania zostały zrealizowane?
13.	Czy w Pana/Pani wydziale w udokumentowany sposób identyfikuje się zagrożenia/ryzyka, które mogą przeszkodzić w realizacji celów i zadań wydziału/referatu?
14.	Czy podejmowane są działania w celu zmniejszenia wystąpienia zidentyfikowanych zagrożeń/ryzyk?
15.	Czy pracownicy w Pana/Pani wydziale mają bieżący dostęp do procedur/instrukcji obowiązujących w wydziale?
16.	Czy w Pani/Pana wydziale zostały zapewnione mechanizmy służące utrzymaniu ciągłości działalności na wypadek awarii?
17.	Czy dokumentacja wydziału jest w odpowiedni sposób zabezpieczona?
18.	Czy w Pani/Pana wydziale w odniesieniu do dokonywanych operacji finansowych występują niżej wymienione mechanizmy kontroli, tj.:
		- rzetelne i pełne dokumentowanie oraz rejestrowanie operacji finansowych i gospodarczych,
		- zatwierdzanie operacji finansowych przez osoby upoważnione,
		- weryfikacja operacji finansowych przed i po ich realizacji?
19.	Czy istniejący w wydziale system przekazywania informacji zapewnia osobom zarządzającym i pracownikom otrzymywanie informacji w odpowiedniej formie i czasie?
20.	Czy w wydziale funkcjonuje efektywny system wymiany ważnych informacji z podmiotami zewnętrznymi?
21.	Czy pracownicy mają możliwość swobodnego zgłaszania sugestii w zakresie usprawniania działań?
22.	Czy w ramach wydziału organizowane są spotkania, podczas których omawiane są istotne problemy, ryzyka, słabości kontroli zarządczej?
23.	Czy dokonuje Pani/Pan monitoringu skuteczności poszczególnych elementów systemu kontroli zarządczej, umożliwiając w ten sposób bieżące rozwiązywanie zidentyfikowanych problemów?
24.	Czu zalecenia audytu wewnętrznego oraz kontroli wewnętrznej i zewnętrznej są analizowane i wdrażane ?

Załącznik Nr 1.3 Zarządzenia Nr 106/49/2012
Burmistrza Dębna
z dnia 14 grudnia 2012

…………………………………………..

(nazwa i adres jednostki)

INFORMACJA O SPOSOBIE ZORGANIZOWANIA I FUNKCJONOWANIA
KONTROLI ZARZĄDCZEJ ZA ROK ……………………

Lp.	ZAGADNIENIE	TAK	NIE	UWAGI ^#
1.	2.	3.	4.	5.
1.	Czy zorganizowano i zapewniono adekwatny, skuteczny i efektywny system kontroli zarządczej (z uwzględnieniem specyfiki i charakteru jednostki) ?
2.	Czy w ramach funkcjonującego w jednostce systemu kontroli zarządczej zapewniono realizację celów:
		1) zgodność działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi
		2) skuteczność i efektywność działania
		3) wiarygodność sprawozdań
		4) ochrona zasobów
		5) przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania
		6) efektywność i skuteczność przepływu informacji
		7) zarządzanie ryzykiem
3.	Czy w ramach funkcjonującego w jednostce systemu kontroli zarządczej uwzględniono Standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych, zawarte w załączniku do Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16. grudnia 2009 r. (Dz. Urz. MF nr 15, poz. 84) ?

……………………………………………………

(data i podpis kierownika jednostki)

- --------------------------

¹W przypadku zaznaczenia odpowiedzi „NIE” w kolumnie nr 4, proszę podać przyczyny oraz planowany termin uwzględnienia danego zagadnienia w systemie kontroli zarządczej.