ZARZĄDZENIE NR 105/49/2012 BURMISTRZA DĘBNA z dnia 14 grudnia 2012 r. w sprawie procedur zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Dębnie.

Zarządzenie Nr 105/49/2012
Burmistrza Dębna

z dnia 14 grudnia 2012 r.

w sprawie procedur zarządzania ryzykiem w Urzędzie Miejskim w Dębnie. 

Na podstawie art. 68 ust. 2 pkt. 7 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz. U z 2009r. Nr 157, poz. 1240) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.) zarządzam, co następuje: 

§ 1. 1. Realizacja zadań przez Urząd Miejski w Dębnie wymaga spójnego, odpowiedzialnego i kompleksowego podejścia do wydarzeń, które występują w trakcie wykonywanych przez pracowników zadań i które zachodzą zarówno w bliższym i dalszym otoczeniu Urzędu, jak i wewnątrz Urzędu oraz mają wpływ na możliwość osiągania zakładanych celów. 

2. Obowiązującym standardem działania Urzędu Miejskiego w Dębnie jest zadanie określania prawdopodobieństwa wystąpienia danego wydarzenia/danych wydarzeń oraz przygotowania się do następstwa (skutku) jego/ich wystąpienia, ujętego w ramy organizacyjne, nazywane procedurą zarządzania ryzykiem. 

3. Procedurą zarządzania ryzykiem objęte są wszystkie dziedziny działania Urzędu i wszyscy pracownicy zatrudnieni w Urzędzie i realizujący wyznaczone zadania. 

§ 2. Użyte w niniejszym zarządzeniu określenia mają następujące znaczenie: 

1) Gmina - Gmina Dębno, 

2) Burmistrz -Burmistrz Dębna, 

3) Urząd -Urząd Miejski w Dębnie, 

4) ryzyko -prawdopodobieństwo zaistnienia zdarzenia mającego negatywny wpływ na wykonywanie zadań, bądź realizację założonych celów, 

5) akceptowany poziom ryzyka - ustalony w niniejszym zarządzeniu poziom istotności ryzyka, przy którym nie jest wymagane podejmowanie działań przeciwdziałających ryzyku, 

6) zarządzanie ryzykiem - proces identyfikacji, oceny i przeciwdziałaniu ryzyku; proces ten obejmuje także monitorowanie ryzyka i środków podejmowanych w celu jego ograniczenia. 

§ 3. 1. Celem zarządzania ryzykiem w Urzędzie jest: 

1) usprawnienie procesu planowania, 

2) zwiększenie prawdopodobieństwa realizacji zadań i osiągania celów, 

3) zapewnienie odpowiednich mechanizmów kontroli zarządczej, 

4) zapewnienie kierownictwu Urzędu wczesnej informacji o zagrożeniach dla realizacji wyznaczonych celów i zadań. 

2. Proces zarządzania ryzykiem obejmuje: 

1) identyfikację ryzyka, 

2) analizę ryzyka - ocena jego znaczenia dla realizacji zakładanych celów, 

3) odniesienie ryzyka do akceptowanego poziomu, 

4) ustalenie metody przeciwdziałania ryzyku, 

5) przeciwdziałanie ryzyku, 

6) monitorowanie wpływu zastosowanych mechanizmów reakcji na ocenę wagi zdarzenia, analizę wpływu oraz raportowanie procesu, 

7) monitorowanie procesu zarządzania ryzykiem i dokonywanie zmian. 

§ 4. 1. Identyfikacja ryzyka polega na ustaleniu ryzyka zagrażającego poszczególnym celom i zadaniom Urzędu oraz realizacji budżetu Gminy. 

2. Podczas identyfikacji ryzyka należy przeanalizować: 

1) cele i zadania realizowane przez poszczególnych pracowników, 

2) realizację budżetu Gminy, 

3) zagrożenia związane z osiąganiem celów i realizowaniem zadań Urzędu oraz z realizacją budżetu Gminy wraz z ich wewnętrznymi i zewnętrznymi przyczynami oraz możliwymi scenariuszami rozwoju zdarzeń. 

3. Podczas identyfikacji ryzyka stosowana jest kategoryzacja ryzyka. 

4. Ustala się następujące kategorie (obszary) ryzyka: 

1) ryzyko finansowe, 

2) ryzyko dotyczące zasobów ludzkich, 

3) ryzyko działalności, 

4) ryzyko zewnętrzne. 

5. Przykłady ryzyka występującego w ramach poszczególnych kategorii (obszarów) określa załącznik nr 1 do niniejszego zarządzenia. 

§ 5. 1. Ocena ryzyka polega na określeniu wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka, a następnie ustaleniu jego istotności według zasad określonych w § 6. 

2. Określenie wpływu ryzyka polega na określeniu przewidywanych skutków, jakie będzie miało dla realizacji zadania, osiągania celu i realizacji budżetu Gminy, wystąpienie zdarzenia objętego ryzykiem. Do określenia wpływu używany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysoki, średni, niski. 

3. Określenie prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka polega na określeniu przewidywanej częstotliwości występowania zdarzenia objętego ryzykiem w trakcie roku. Do określenia prawdopodobieństwa stosowany jest opis jakościowy przy zastosowaniu skali ocen: wysokie, średnie, niskie. 

4. Podczas określania wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka stosowane są zasady zawarte w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia. 

§ 6. 1. W oparciu o dokonaną ocenę wpływu i prawdopodobieństwa ziszczenia się ryzyka ustalany jest poziom istotności ryzyka wskazany w załączniku nr 2 do niniejszego zarządzenia. 

2. Ustala się następujące poziomy istotności ryzyka: 

1) ryzyko poważne, tj. ryzyko o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim prawdopodobieństwie oraz średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie, 

2) ryzyko umiarkowane, tj. ryzyko o wysokim wpływie i niskim prawdopodobieństwie, ryzyko o średnim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie, a także ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie; 

3) ryzyko nieznaczne tj. ryzyko o niskim wpływie oraz średnim lub niskim prawdopodobieństwie. 

§ 7. 1. Ryzykiem akceptowanym jest ryzyko nieznaczne. Ryzyka umiarkowane i poważne przekraczają akceptowany poziom ryzyka. 

2. Ryzyko przekraczające akceptowany poziom ryzyka wymaga ustalenia i podjęcia działań ograniczających je do tego poziomu poprzez zmniejszenie jego wpływu lub prawdopodobieństwa ziszczenia się (przeciwdziałanie ryzyku), przy zastosowaniu zasady opłacalności. 

§ 8. 1. Metodami przeciwdziałania ryzyku są: 

1) kontrolowanie ryzyka — stosowanie mechanizmów kontroli zarządczej, 

2) przeniesienie ryzyka — przekazanie ryzyka podmiotowi zewnętrznemu np. w drodze ubezpieczenia. 

2. W celu określenia metody przeciwdziałania ryzyku należy przeanalizować: 

1) przyczyny (źródła) ryzyka i możliwe scenariusze rozwoju wydarzeń, 

2) istniejące mechanizmy kontroli stosowane w celu ograniczenia lub uniknięcia tego ryzyka, 

3) skuteczność istniejących mechanizmów kontroli, tj. zakres, w jakim przeciwdziałają ryzyku, a poprzez to ułatwiają lub utrudniają realizację ustalonych celów i zadań, 

4) ewentualne koszty w przypadku wystąpienia ryzyka. 

§ 9. 1. Identyfikacji i oceny ryzyka oraz ustalenia metody przeciwdziałania ryzyku dokonuje się raz w roku w terminie do 31 stycznia. 

2. Na podstawie dokonanej identyfikacji i oceny ryzyka oraz określenia metody przeciwdziałania ryzyku, kierownicy wydziałów oraz pracownicy na samodzielnych stanowiskach pracy wypełniają „Arkusze identyfikacji, oceny i przeciwdziałania ryzyku", zwane dalej „arkuszami", według wzoru zamieszczonego w załączniku nr 3 do niniejszego zarządzenia. 

3. Odnotowania w arkuszach wymagają wszystkie zidentyfikowane ryzyka, natomiast dla ryzyka przekraczającego akceptowany poziom ryzyka (ryzyka poważne i umiarkowane) należy podać planowane metody ograniczania go do akceptowanego poziomu. 

4. Arkusze przedkładane są Sekretarzowi Gminy w terminie wskazanym w ust. 1. 

5. Sekretarz Gminy w terminie do 15 lutego każdego roku sporządza zbiorczy raport identyfikacji ryzyka przekraczających akceptowany poziom ryzyka (ryzyko poważne i umiarkowane) oraz planowane metody ograniczania go do akceptowanego poziomu i przedstawia go wraz z kserokopią zatwierdzonych arkuszy Burmistrzowi. 

§ 10. Osoby sporządzające arkusze, o których mowa w § 9 ust. 2, zapewniają stosowanie metod przeciwdziałania ryzyku ustalonych w arkuszach, a w razie zaistniałej potrzeby przygotowują projekty stosownych aktów wewnętrznych określających mechanizmy kontroli i przedstawiają Burmistrzowi w celu ich akceptacji i wprowadzenia do stosowania. 

§ 11. 1. . Zidentyfikowane ryzyko oraz ustalone metody jego ograniczania do akceptowanego poziomu są na bieżąco oceniane (monitorowane) przez Burmistrza oraz osoby wymienione w § 9 ust. 2, które oceniają poziom zidentyfikowanego ryzyka oraz skuteczność stosowanych metod jego ograniczania, 

2. Wyniki oceny, o której mowa w ust. 1, wykorzystywane są do poprawy efektywności zarządzania ryzykiem oraz usprawnienia systemu kontroli zarządczej. 

§ 12. Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy. 

§ 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2013r.. 

 

Burmistrz Dębna  Piotr Ryszard Downar

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 105/49/2012  
Burmistrza Dębna  
z dnia 14 grudnia 2012 r. 
Przykładowe kategorie (obszary) ryzyka 

Poniższa tabela przedstawia przykładowe kategorie ryzyka wraz z przykładami dotyczącymi jego możliwych źródeł (przyczyn) oraz skutków. Tabela nie określa zamkniętego katalogu ryzyka. 

 

Ryzyko finansowe
Budżetowe	Związane z planowaniem dochodów i wydatków, dostępnością środków publicznych na rachunku, dokonywaniem wydatków i pobieraniem dochodów
Oszustwa i kradzieży	Związane ze stratą środków rzeczowych i finansowych będącą wynikiem przestępstwa lub wykroczenia.
Podlegające ubezpieczeniu	Związane ze stratami finansowymi, które mogą być przedmiotem ubezpieczenia np. ryzyko pożaru, wypadku.
Zamówień publicznych i zlecenia zadań publicznych	Związane z podejmowaniem decyzji oraz udzielaniem zamówień publicznych lub zlecaniem zadań publicznych innym podmiotom np. ryzyko naruszenia zasad, form lub trybu ustawy o zamówieniach publicznych.
Odpowiedzialności finansowej	Związane z obowiązkiem zapłaty kwot pieniężnych tytułem np. odszkodowań, odsetek karnych, kosztów procesowych.
Realizacja programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej	Związane z wystąpieniem nieprawidłowości przy wykorzystaniu środków z Unii Europejskiej.
Ryzyko dotyczące zasobów ludzkich
Pracowników	Związane z liczebnością i kompetencjami pracowników, szkoleniami, wprowadzenie nowych zdań bez zabezpieczenia kadrowego, absencja chorobowa.
BHP	Związane z bezpieczeństwem warunków pracy i wypadkami przy pracy.
Ryzyko działalności
Regulacji wewnętrznych	Związane z brakiem, istnieniem i aktualnością regulacji wewnętrznych.
Organizacji i podejmowania decyzji	Związane ze strukturą organizacyjną, organizacją pracy oraz przekazywaniem obowiązków i uprawnień np. ryzyko nieprecyzyjnie określonych zakresów obowiązków, ryzyko braku formalnie powierzonych obowiązków, ryzyko nieodpowiedniej struktury organizacyjnej, ryzyko nieprawidłowo wydanej decyzji, zapewnienie terminowego ogłaszania aktów normatywnych, w tym przepisów prawa miejscowego.
Kontroli funkcjonalnej i samooceny	Związane z funkcjonowaniem systemu kontroli zarządczej np. ryzyko braku lub niedostatecznej kontroli, ryzyko nieskutecznych mechanizmów kontrolnych.
Informacji	Związane z jakością informacji na podstawie, których podejmowane są decyzje np. ryzyko braku lub niesprawnej komunikacji wewnętrznej.
Wizerunku	Związane z wizerunkiem Urzędu np. ryzyko negatywnych opinii i artykułów w prasie.
Systemów informatycznych	Związane z używanymi w Urzędzie systemami i programami informatycznymi oraz ochroną danych w sieci np. ryzyko awarii systemu, ryzyko dostępu do danych przez nieuprawnione osoby, ryzyko niekontrolowanej modyfikacji danych.
Ryzyko zewnętrzne
Infrastruktury	Związane z infrastrukturą np. zewnętrznymi środkami transportu i środkami łączności.
Gospodarcze	Związane z czynnikami ekonomicznymi np. kursy walut, inflacja, wskaźniki makroekonomiczne, płaca minimalna.
Środowiska prawnego	Związane ze skomplikowaniem i zmianami prawa oraz niejednolitym orzecznictwem.

Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 105/49/2012  
Burmistrza Dębna  
z dnia 14 grudnia 2012 r. 

Zasady ustalania wpływu i prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka 

1. Zasady oceny wpływu ryzyka: 

 

Wpływ	Przesłanki
Wysoki - 3 pkt	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje uszczerbek mający krytyczny lub bardzo duży wpływ na realizacje kluczowych zadań albo osiąganie założonych celów - poważny uszczerbek w zakresie jakości wykonywanych zadań, poważna strata finansowa albo na wizerunku. Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem wiąże się długotrwały i trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
Średni - 2 pkt	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje znaczącą stratę posiadanych zasobów, ma negatywny wpływ na efektywność działania, jakość wykonywanych zadań, reputację Urzędu oraz jednostki organizacyjnej.  Z wystąpieniem zdarzenia objętego ryzykiem może się wiązać trudny proces przywracania stanu poprzedniego.
Niski - 1 pkt	Zdarzenie objęte ryzykiem powoduje niewielką stratę finansową, zakłócenie lub opóźnienie w wykonywaniu zadań. Nie wpływa na reputację Urzędu oraz jednostki organizacyjnej. Skutki zdarzenia można łatwo usunąć lub zaakceptować.

1. Zasady oceny stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka: 

 

Prawdopodobieństwo wystąpienia	Przesłanki
Wysokie - 3 pkt	Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się wielokrotnie w ciągu roku lub przyjąć za prawie pewne, że zdarzenie to będzie miało miejsce w istniejących warunkach.
Średnie - 2 pkt	Istnieją uzasadnione powody by sądzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się kilkakrotnie w ciągu roku lub przyjąć za prawie pewne, że zdarzenie to będzie miało miejsce w istniejących warunkach.
Niskie - 1 pkt	Istnieją uzasadnione powody by sadzić, że zdarzenie objęte ryzykiem zdarzy się raz w ciągu roku lub nie zdarzy się w ciągu roku lub przyjąć za prawie pewne, że zdarzenie to będzie miało miejsce w istniejących warunkach.

2. Poziom istotności ryzyka 

 

Ryzyko poważne  6-9 pkt	Ryzyko o wysokim wpływie oraz wysokim lub średnim prawdopodobieństwie.  Ryzyko o średnim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie
Ryzyko umiarkowane  3-5 pkt.	Ryzyko o wysokim wpływie i niskim prawdopodobieństwie,  Ryzyko o średnim wpływie oraz o średnim lub niskim prawdopodobieństwie,  Ryzyko o niskim wpływie i wysokim prawdopodobieństwie.
Ryzyko nieznane  1-2 pkt	Ryzyko o niskim wpływie oraz o średnim lub niskim prawdopodobieństwie.

Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 105/49/2012  
Burmistrza Dębna  
z dnia 14 grudnia 2012 r. 

Arkusz identyfikacji, oceny oraz określania metody przeciwdziałania ryzyku 

 

Ryzyko						Przeciwdziałanie Ryzyku
Lp.	Cel - zadanie	Ryzyko wraz z podaniem kategorii	Wpływ  (wg skali punktowej)	Prawdopodobieństwo  (wg skali punktowej)	Istotność ryzyka  (iloczyn wpływu  i prawdopodobieństwa)	Planowana metoda przeciwdziałania
1.	2.	3.	4.	5.	6.	7.
1.
2.
3.

…………………………………………………… 

(podpis osoby wypełniającej arkusz) 

Zasady wypełniania Arkusza: 

 

Kolumna	Sposób wypełnienia
1.	Numer kolejny celu lub zadania.
2.	Nazwa celu lub zadania.
3.	Wskazanie kategorii ryzyka oraz jego krótki opis .
4.	Ocena wpływu w skali: wysoki - 3 pkt, średni - 2 pkt, niski - 1 pkt.
5.	Ocena prawdopodobieństwa w skali: wysokie - 3 pkt, średnie - 2 pkt, niskie - 1 pkt.
6.	Poziom istotności ryzyka wynikający z przyznanych ocen prawdopodobieństwa i wpływu wg skali: ryzyko poważne - 6 lub 9 pkt, ryzyko umiarkowane - 3 lub 4 pkt , ryzyko nieznaczne - 1 lub 2 pkt.
7.	Wskazanie planowanej metody przeciwdziałania ryzyku.

Id: 4112548D-44FC-4AD8-89BA-E05FA0EA1CB9. Podpisany

Strona 3

Id: 4112548D-44FC-4AD8-89BA-E05FA0EA1CB9. Podpisany

Strona 1

Id: 4112548D-44FC-4AD8-89BA-E05FA0EA1CB9. Podpisany

Strona 2

Id: 4112548D-44FC-4AD8-89BA-E05FA0EA1CB9. Podpisany

Strona 1